De ti skriveråd

Den eksterne kommunikation udgør i princippet al interaktion mellem os og vores omverden. Lige fra trafikassistentens uniform over nye prislister og skilte, til sprog, stil og tone i vores e-mails, øvrige korrespondance med samarbejdspartnere og vores regnskabsmeddelelser til fondsbørsen.

Disse skriveråd koncentrerer sig om sprog og stil i skriftlig kommunikation.

1. Aktivt og personligt sprog

Vi vil gerne give vores modtager den opfattelse, at vi er et moderne firma, som ønsker dialog. Undgå at distancere dig fra modtageren. Skriv fx personligt ’du/I’ og ’vi/jeg’ – ikke ’man’ eller ’kunden’. Og omskriv passive former af udsagnsordene (verberne) til aktive:

Skriv ikke: Skriv hellere:
Du/I bedes sende.. Vi beder dig sende …
Du/I sender bare …
Du/I er velkommen/velkomne
til at sende …
Send (bare) …
Det anbefales/forventes/
skønnes…
Vi (eller NN) anbefaler/forventer/
skønner …
Der skal tages højde for… Vi/du/I må tage højde for …

2. Skriv kort og klart

Undgå lange sætninger med mange indskud – de gør det svært for modtageren at forstå budskabet. Opbyg dine sætninger sådan, at de uselvstændige sætninger (ledsætningerne/bisætningerne) står efter helsætningerne:

Skriv ikke: Skriv hellere:
Da vi endnu ikke kan sige, hvordan udviklingen går, og hvor meget antallet af biler vil stige, må vi… Endnu kan vi ikke sige, hvordan udviklingen går, og hvor meget antallet af biler vil stige, og derfor må  vi…/ Derfor må vi …

Pas på med at indlede sætningerne med ord som da, idet, samtidig med, selv om. De ord skal stå inde i helsætningerne. Og indskud kan du sætte ned bagest i sætningen:

Skriv ikke: Skriv hellere:
Det nye anlæg, som efter planen bliver indviet i 2013, omfatter både personlig betjening og kortbetaling. Det nye anlæg omfatter både personlig betjening og kortbetaling og bliver efter planen indviet i 2013.

Stil gerne direkte spørgsmål:

Skriv ikke: Skriv hellere:
Vi beder dig oplyse, hvad fejlen bestod  i, og hvornår den skete. Hvad bestod fejlen i? Hvornår skete den?

3. Skab sammenhæng

Husk også overgangene mellem sætningerne. De bedste bindeord (konjunktioner) mellem sætninger og afsnit er de sideordnende: og, men, for, eller og . Og du må gerne bruge dem både foran komma og punktum.

Skriv ikke: Skriv hellere:
Kør i god tid. Det giver mere ro. Kør i god tid, for det giver mere ro.

Men det skaber også sammenhæng at bruge de underordnende bindeord som efter at, for at, fordi, før, hvis, medmindre, mens, når, selvom, uden at til at binde en efterfølgende sætning sammen med den foregående.

Skriv ikke: Skriv hellere:
Den ene foretrækker det ene. Den anden foretrækker det andet. Den ene fortrækker det ene, mens den anden foretrækker det andet.

Sproget kommer let til at virke koldt, hvis sætningerne er for korte og ikke hænger sammen ved hjælp af bindeord.

4. Skriv forståeligt

Vær konkret og brug ikke abstrakte ord eller fagudtryk. Ord og begreber skal kunne forstås, så lug ud i det interne ”stammesprog” før udsendelse.

Skriv ikke: Skriv hellere:
angående om
anmode om bede om
anvende bruge, benytte
da, idet for, fordi
derom, deri om det, i det
endvidere desuden
fremsende sende
hvorledes hvordan
nedenstående den/de følgende
ovennævnte, ovenstående den/de nævnte
samt og, desuden, derudover, plus
såfremt hvis
således at så (at)
undertegnede jeg/mig, vi/os
vedrørende om, ved, under
vor, vore, vort vores

5. Skriv det vigtigste for modtageren først

Tænk på opbygningen af budskaberne, så du starter med det vigtigste – set med modtagerens øjne. Hvad har modtageren brug for at vide i den pågældende situation? Hvad har han eller hun brug for at vide først = det overordnede budskab? Kort sagt: Skriv konklusionen først, fx

Du får medhold i din klage.
Desværre må vi afvise din klage.

6. De vigtigste ord forrest

I hver eneste sætning skal de 2-3 vigtigste ord stå forrest. Begynd ikke med tomgangsord som Det er … eller Der er … eller andre fraser, som blot er lig med ’øh’.

Skriv ikke: Skriv hellere:
Vi kan oplyse, at svarfristen er den … Fristen er den …
Du bedes bemærke, at … Bemærk, at …
Det forholder sig sådan, at … (= Stryg det, begynd efter ’at’)
Der er mange, der … Mange …
Det er først om en måned, at … Først om en måned …

7. Skriv ‘du’ i stedet for ‘de’

Vi ønsker ikke at skabe afstand til modtageren, men vil gerne være i øjenhøjde og fremstå som venlige og personlige. Derfor skriver vi ’du’ eller ’I’ til modtageren og ’jeg’ eller ’vi’ om os selv, ikke ’Sund & Bælt’.

8. Personlig overskrift

Skriv ’Kære xx’, hvis brevet har en personlig modtager, i stedet for at bruge overskriften til information om indhold. Det virker mere personligt.

Bruger du en overskrift, skal den indeholde reel information:

Skriv ikke: Skriv hellere:
Vedr. din bestilling Tak for din bestilling/Din bestilling af en BroBizz
Ordrenr. 123456789 Din nye BroBizz

9. Venlig hilsen

Afslut med et ’Venlig hilsen’, som også er standard for resten af Sund & Bælts kommunikation.

10. Tekst uden fejl!

Læs altid din tekst igennem med korrekturlæserøjne, inden du sender den af sted. Tjek alle de ord og stavemåder, du er i tvivl om, i en ord- eller håndbog, fx RetskrivningsordbogenHåndbog i Nudansk eller på www.sproget.dk.

Og få en anden til at læse din korrespondance igennem før afsendelsen, hvis du er i tvivl. Det øger chancen for, at alle fejl er luget ud.